DokuTékaDokumentumküldés,
ami nem tűnik el a postafiókban.
Elküldöd, az ügyfél letölti, visszajelez, te pedig nyugodtan alszol, mert tudod, hogy minden rendben.
Vagy nézd meg élőben →
bemutató fiókokkal,
regisztráció és adatmegadás nélkül.
3 ügyfél nem nyitotta meg az augusztusi bérszámfejtést.
2 hiányzó visszajelzés a júliusi riportra.
1 probléma jelezve a júliusi számlánál.
10, 25 vagy akár 100 ügyfeled van?
Ha havonta ugyanazoknak az ügyfeleknek küldesz dokumentumot, és belefáradtál abba, hogy emailben követed, ki nyitotta meg, a DokuTéka neked készült.
Ismerős?
A dokumentum elveszik a postafiókban.
Nem tudod, ki nyitotta meg, ki nem.
A visszajelzés egy külön emailszálban ragad.
Hónap végén senki nem tudja, hol tartunk.
Folyamat
Így jár a dokumentum, mindkét irányban.
Amit az iroda küld, azt az ügyfél kezdettől a visszajelzésig végigkíséri. Amit az ügyfél küld, az ugyanígy, ugyanazon a felületen érkezik meg az irodához.
Az irodától az ügyfélhez
Feltöltés
Kiválasztod az ügyfelet, az időszakot és a tageket, majd feltöltöd a fájlt.
Értesítés
Az ügyfél értesítést kap. Több feltöltés egy összevont üzenetben is elküldhető.
Megtekintés
Az ügyfél belép, és csak a neki szánt dokumentumokat látja, hónap szerint rendezve.
Letöltés
Egy koppintással letölti, mobilon is teljes értékűen.
Visszajelzés
Jelzi, hogy rendben van-e, szükség esetén megjegyzéssel együtt.
Az ügyféltől az irodához Az ügyfél is küldhet
A bejövő számlát, a szerződést vagy a bankkivonatot nem kell emailben utánaküldeni: az ügyfél ugyanott tölti fel, ahol a tőled kapott anyagot látja.
Küldés
Az ügyfél feltölti a fájlt, vagy egy tőled kapott dokumentumra válaszként csatolja a sajátját. Fájl nélküli üzenetet is írhat.
Ellenőrzés
A fájl vírusellenőrzésen megy át, és irodánkénti kulccsal titkosítva tárolódik, mint minden más dokumentum.
Értesítés
Az ügyfélért felelős munkatárs és az iroda adminjai azonnal értesítést kapnak. Ebben az irányban nincs várakozási idő.
Válasz
Az iroda a dokumentum megjegyzés-fonalában reagál. Amíg ez nem történik meg, a tételen látszik, hogy az irodán a sor.
Amit kapsz
A napi munkádhoz kellő funkciók, jól összerakva.
Szabályozott ügyfél-hozzáférés
Minden ügyfél saját belépéssel csak a neki szánt dokumentumokat látja, időszak szerint rendezve és elkülönítve.
Pontos követés
Elküldve, megtekintve, letöltve, visszajelezve. Minden eseményhez időpont tartozik.
Keresés és szűrés
Ügyfél, időszak, tag vagy dokumentumtípus szerint egy kattintással.
Iroda dashboard
Egy nézetben látod, kinél van teendő és honnan érkezett visszajelzés.
Összevont értesítések
Több feltöltés nem jelent több emailt, az értesítések összevonhatók.
Mobilbarát ügyfélfolyamat
Értesítés, belépés, megtekintés vagy letöltés, majd visszajelzés, mindez telefonon.
Felhasználószintű jogosultságok
Szabályozható, hogy az irodán belül melyik munkatárs melyik ügyfél dokumentumforgalmát kezelheti.
Beépített biztonság
Minden feltöltött fájl vírusellenőrzésen megy át, mielőtt bárki megnyithatná. A dokumentumok irodánként külön kulccsal titkosítva tárolódnak, EU-s adatközpontban.
Kétirányú: az ügyfél is küldhet
Az ügyfél saját maga is feltölthet anyagot az irodának, válaszként csatolhat dokumentumot, vagy fájl nélküli üzenetet írhat. A beérkezett tételek külön szűrhetők, és látszik rajtuk, ha az irodán a sor.
Az iroda mindig tudja, hol tart.
Látod, mely ügyfelek nem nyitották meg a havi dokumentumaikat, kinél van hiányzó visszajelzés, és hol jelzett valaki problémát.
3 ügyfél nem nyitotta meg az augusztusi bérszámfejtést.
2 hiányzó visszajelzés a júliusi riportra.
1 probléma jelezve a júliusi számlánál.
Csak az, ami a könyvelőirodának kell.
A DokuTéka a legfontosabb folyamatra épül: feltöltöd, az ügyfél megnézi vagy letölti, majd visszajelez; ha pedig neki van küldenivalója, ugyanitt küldi el. Az irodai ügyfélkörök felhasználónként szabályozhatók, miközben a működés egyszerű és gyorsan átlátható marad.
Árak
Csak az ügyfeleid után fizetsz.
Az ár az aktív könyvelt ügyfeleid számától függ.
Az árak betöltése…
Az árakat most nem sikerült betölteni — írj nekünk, és elküldjük.
- Korlátlan munkatárs
- Korlátlan ügyfél-felhasználó
- Minden funkció, csomagok nélkül
- Ügyfelenként 3 GB-tal nő a tárhely
- Vírusellenőrzés és irodánkénti titkosítás minden dokumentumon
Az árak nettó árak, az áfát (27%) nem tartalmazzák. Ha több ügyfeled lesz, az előfizetés bővíthető; a különbözetet időarányosan számlázzuk. A tárhelykeret ügyfelenként 3 GB, de legalább 25 GB; ha elfogy, 50 GB-os blokkal bővíthető (3 000 Ft/hó).
GYIK
Amit még jó tudni.
Kell-e az ügyfeleknek is előfizetniük?
Nem, csak az iroda fizet elő. Az ügyfeleknek külön költsége és külön előfizetése sincs.
Mennyibe kerül, ha új munkatárs jön?
Semmibe. Munkatársat korlátlanul hívhatsz meg, és mindenki saját fiókot kap — így az eseménynaplóból mindig kiderül, ki mit nézett meg vagy küldött el. A közös jelszó egy dokumentumkezelőben kockázat, ezért nem árazzuk a létszámot.
Mi számít aktív ügyfélnek?
Minden ügyfél, akinek hozzáférése van vagy meghívót kapott. A letiltott (archivált) ügyfél nem számít bele.
Mi történik, ha több ügyfelem lesz?
Az előfizetésed bővíthető: a rendszer szól, mielőtt túllépnéd, és a különbözetet csak az időszak hátralévő részére számlázzuk.
Mennyi tárhely jár, és mi van, ha elfogy?
A tárhelykeret az ügyfélszámmal nő: ügyfelenként 3 GB, de legalább 25 GB. Egy szám az egész irodára, nem ügyfelekre osztva — így ha az egyik cégtől sokkal több anyag jön, mint a többitől, az nem akad el emiatt. Mielőtt elfogy, 80%-nál és 95%-nál szólunk; bővíteni 50 GB-os blokkal lehet, 3 000 Ft/hó.
Digitális archiválásra is használható?
Nem, a szolgáltatás nem felel meg a digitális archiválási szabályoknak. A DokuTéka dokumentumküldésre, megtekintésre, letöltésre és visszajelzésre szolgál.
Az ügyfél is tud dokumentumot küldeni az irodának?
Igen. A saját felületén feltöltheti a bejövő számlát, a szerződést vagy bármilyen más anyagot, egy tőled kapott dokumentumra válaszként csatolhatja a sajátját, vagy fájl nélküli üzenetet írhat. A küldemény azonnal megérkezik, az ügyfélért felelős munkatárs értesítést kap, és a fájl ugyanúgy vírusellenőrzésen megy át és titkosítva tárolódik, mint minden más dokumentum.
Kell-e alkalmazást telepíteni?
Nem, a DokuTéka böngészőben fut, és mobilon is teljes értékűen használható, telepítés nélkül.
Mi történik, ha az ügyfél nem nyitja meg a dokumentumot?
A dashboardon látod, kik nem néztek még meg egy adott havi dokumentumot, így időben rákérdezhetsz.
Használhatunk saját dokumentumtípusokat és tageket?
Igen, a dokumentumokat szabadon címkézheted tagekkel és típusokkal, a saját rendszered szerint.
Ha érdekel, felvesszük veled a kapcsolatot.
Add meg az elérhetőségeidet, és visszajelzünk, hogyan lehetne áttekinthetőbb a dokumentumküldés a saját irodai folyamatodban.
Az elérhetőségeidet csak kapcsolatfelvételhez használjuk.